オフィスのレイアウトを変更するメリットとは？デメリットや注意点も解説

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オフィスのレイアウト見直しは、社員間の交流を活発化させたり、働き方を見直したりすることにつながります。コロナ禍を経て働き方が変化しつつある中、オフィスの状況に合わせてレイアウトを変化させることが大切です。そこで今回は、オフィスレイアウトを変更するメリットやデメリットをご紹介します。

オフィスレイアウトを変更するメリットとは

まずは、オフィスのレイアウトを変更することによって得られるメリットをご紹介します。

仕事にメリハリがつく

レイアウトを変更し、従業員がその日の業務内容や気分に合わせて仕事場所を選べるようにすることで、1人1人の生産性を上げることにもつながります。たとえば、ソファーブースやカフェなどのリラックススペースを設ければ、仕事のオンとオフにメリハリがつきやすくなり、考えが煮詰まった時の気分転換にも利用できるでしょう。

また、リラックススペースと合わせて、誰にも邪魔されることなく集中できるような個室ブースや、仕切りのついたデスクなどを用意するのもおすすめです。

業務が効率化できる

レイアウトの変更は、導線の改善にも大きく関わっています。たとえば、作業用品の置き場やコピー機がデスクから遠い場所にある場合、その行き来だけで無駄な時間を使ってしまいます。また、作業スペースが狭く机や椅子がぶつかってしまい小さなストレスが積み重なってしまうこともあるでしょう。より使いやすく、行き来しやすい導線を確保したレイアウトに変更することで、作業が効率化され全体の生産性アップにつながります。

コストカットにつながる

実はレイアウト変更を賢く行えば、全体のコスト削減にもつながる可能性があります。空調や照明を最新のものに変更するだけでも、光熱費や電気代の削減が可能です。また、空調や風の流れ、日当たりを意識したレイアウトを行うことで、効率よくエネルギーを活用しつつ、従業員が過ごしやすい環境を整えることにもつながります。

企業イメージの向上が期待できる

訪問者が抱く企業に対するイメージは、職場の雰囲気に大きく左右されます。デザインや色にこだわった落ち着きのある空間を作ることで、訪問者に良い企業イメージを与えることが可能です。企業カラーやブランドイメージを細部に取り入れて、その会社の理念が伝わるようなレイアウトを考えてみましょう。

従業員同士のつながりが生まれる

レイアウトを変更することで、今まで関わりのなかった従業員同士のつながりが生まれることもあります。とくに、共有スペースを充実させれば、従業員同士の会話も生まれ、新たなアイデアにつながりやすくなるでしょう。また、今まで関わりのなかった部署を隣接させることで、部署間のつながりが密接になり会社全体のチームワーク向上にもつながります。

オフィスレイアウトを変更するデメリットとは

レイアウトを変更することでさまざまなメリットが得られますが、それと同時にデメリットも発生する可能性があります。リスクを知った上で、より良い環境作りを目指しましょう。

レイアウト変更に費用がかかる

オフィスレイアウトの変更にはある程度のまとまった費用が必要です。なぜなら、今まで利用してきたオフィス家具が利用できず、新たな購入が必要になることも多いからです。費用をできるだけ安く抑えたいという方は、中古のオフィス家具を上手に利用するのがおすすめです。

レイアウト変更期間中の対策が必要

簡単なレイアウトの変更であれば短期間で済みますが、大幅なレイアウト変更を行う場合には、その期間中の業務場所や荷物の一時保管場所を確保しておかなければなりません。長期休暇中に外部業者を入れてレイアウト変更を行ったり、レンタルオフィスやレンタル倉庫活用を活用したりして対応してください。

オフィスレイアウトを変更する上での注意点

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ここでは、オフィスレイアウトを変更する上で押さえておきたい注意点を2点ご紹介します。

セキュリティ対策を行う

最近では、誰もが自由に出入りできるようなオープンな雰囲気のオフィスが好まれていますが、セキュリティ強化も忘れずにしっかりと行う必要があります。外部の人間から目が届きにくい場所にセキュリティスペースを設け、監視カメラやセキュリティソフトの導入など技術面からも十分な対策を行なってください。機密情報・個人情報の漏洩は、企業の信頼にも関わるので、セキュリティ対策を考慮したレイアウト変更が必須です。

コンセントの位置を確認する

レイアウトの変更を行う場合には、必ずコンセントの位置を事前に確認しておきましょう。パソコンやコピー機など、作業を行う上で電源までの距離は重要なポイントとなります。配線が複雑になると、見た目が悪くなるだけでなく、使い勝手が悪くなったりするため、コンセントの位置を確認した上でレイアウトの変更を行うのが鉄則です。