オフィス移転はたいへんな手間のかかる作業です。新オフィス選びだけでなく、準備や業者の手配、各種の届出なども含めると、膨大な時間と労力がかかります。あらかじめ手順を決めておかないと、ミスや見逃しが発生し、移転作業がうまくいかないこともあります。そのため今回は、オフィス移転をスムーズに進めるための簡易的なチェックリストをご用意しました。これを参考にし、社員のみなさまが力を合わせ、オフィス移転を成功させてください。
オフィス移転を決めるまでのチェックリスト
オフィスの移転に必要な準備作業をまずはご紹介します。
オフィス移転の目的を明確にする
オフィス移転を決めることになった原因をはっきりさせてください。いまのオフィスは狭すぎる、設備が古くなった、交通の便がよくない、得意先へアクセスするときに不便、社員同士で交流できるスペースがないなど、さまざまな不満があるはずです。それがはっきりすれば、新しい環境に求める条件がわかるため、新オフィス探しがはかどります。
予算を決める
オフィス移転のために必要なおおよその費用を洗い出し、予算を決めます。通常、オフィス移転にはそれなりに高額の資金が必要になるため、念入りにチェックをしておくことが大切です。
たとえば、
- 新オフィスでの敷金と礼金
- 不動産業者への仲介手数料
- 引越し業者への支払い
- 旧オフィスの原状回復費用
- 不用品の廃棄費用
- 住所変更にともなう各種届出の費用
などは最低限必要となります。新オフィスでの内装工事や、新しく購入する家具などのためにも出費がかかります。
移転費用を抑えたいのなら、旧オフィスからできるだけの家具を運んで使う、足りないものは中古家具で補うなどの工夫をするといいでしょう。
新オフィスの立地条件を確認する
交通の便のいい立地にあるオフィスを探すことが大切です。社員が通勤しやすい場所にあること、クライアントが立ち寄りやすい位置にあることなどを基準に、適切な場所を探してみてください。また、近くに銀行がある、社員が昼食をとりやすい飲食店があるなどの条件がそろえば、さらにいいでしょう。
新オフィスの契約条件を検討する
新オフィス候補となるいくつかの物件が見つかったら、それぞれの契約条件を、不動産業者から見せてもらってください。契約期間、賃料、補償金、修繕費などの条件を、慎重に見比べ、最適な物件を絞り込みます。
引越し業者を選定する
移転するオフィスが決まったら、引越し業者を選びます。大手の引越し業者か、地域に密着した中小引越し業者かの、いずれかを選ぶことになるでしょう。
大手の業者であれば、引越し用資材や豊富なスタッフを用意できるため、充実したサービスを受けられます。一方、地域密着型の業者なら、コストを抑えた引越し作業をしてくれたり、その土地ならではのさまざまなアドバイスをくれたりします。複数の業者と連絡をとり、条件を確認したうえで、依頼する業者を決定してください。
オフィス移転先が決まった後のチェックリスト
いよいよ新オフィスへの移転が決まった後、やっておくべきことを次に挙げておきます。
現オフィスへ解約の通知を出す
現オフィスのオーナーに対し、賃貸の解約通知を送ります。何か月前までにこの通知を出すかは、契約条件によってさまざまです。敷金、礼金をどうするのか、オフィスの原状回復はどこまでするのかなど、ここで確認します。
移転プロジェクトのチームを決める
移転準備をするために、社員でチームを組み、役割を決めておきましょう。移転作業は引越し業者が主にやってくれますが、重要書類の整理など、重要なことは社員で先に済ませておきます。わかりやすいように、社員の手で段ボールごとに分けておけば、新オフィスに着いてからの荷ほどきが楽になるからです。
新オフィスの間取りと必要な家具、OA機器を決める
新しく契約したオフィスを、どのように使うのか間取りを決めます。会議室、休憩室、応接室、ワークスペースなど、おおまかな部屋割りを考えましょう。それができたら、それぞれの部屋に必要な家具、そしてコピー機などのOA機器を手配します。費用を抑えるためにも、OA機器はレンタルにするといいでしょう。
移転日程とスケジュールを確認する
最後に、オフィス移転の日時を業者と社員全員で確認します。移転プロジェクトのチームは、スムーズな作業ができるように、引越前と当日のスケジュールをたてておきます。
オフィス移転が終わるまでのチェックリスト
荷物を運び込めば終わりではありません。オフィス移転が済んだあとにやるべきことのリストを挙げておきます。
関係者にオフィス移転を通知する
クライアント、金融関係、契約している通信会社、リース会社などには、できるだけ早くオフィスの移転を通知しておく必要があります。失礼でない相手ならば、メールで新住所を知らせても大丈夫です。可能であれば、移転前にお知らせをしておくといいでしょう。
旧オフィスでの各種契約事項の解約、行政各所への届出を済ませる
旧オフィスで契約していたガス会社、水道会社、通信会社などへ、移転と解約の通知を出します。また郵便局や消防署にも、引越しのことを知らせる必要があります。
新オフィスに家具、OA機器、通信システムを設定する
入居をしたら、あらかじめ決めておいた間取りに合わせて、オフィス内に家具を設置します。OA機器や通信システムなどは、引越し業者がセットしてくれることもあります。より美しく仕上げたい場合は、引越し業者が行う、移転コンサルというトータルサービスを利用してもいいでしょう。
新オフィスで必要な行政各所への届出を済ませる
新オフィスへ移転が終わったら、行政各所へ連絡をします。警察署、税務署、労働基準監督署、年金事務所、法務局などへの届出が必要です。届出の期限はさまざまなので、それらを確認し、できるだけ早く連絡をする必要があります。
旧オフィスの原状回復工事を行う
旧オフィスのオーナーとの契約に従い、原状回復工事を行います。基本的には、借りる前の状態にオフィスを戻す必要があります。業者に依頼し、壁の釘のあとや床の汚れなどを取り除きます。こうした費用は、借主がすべて負担します。
まとめ
今回は、オフィス移転のときに必要なチェックリストをご用意しました。これらは最低限のもので、実際の引越しではもっと細々としたことを確認しなければいけません。時間と費用に十分な余裕をもって、オフィス引越しに臨まれるといいでしょう。
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