オフィス移転には、時間も手間もコストもかかります。段取りよくスムーズに進めていくためにも、流れを十分に把握し、最初の段階から全体像を確認しておくことが大切です。そこで今回は、オフィス移転のやり方について、必要な手続きやそれぞれのポイントを踏まえて詳しくご紹介します。
オフィス移転のやり方
オフィス移転のやり方について、順番に解説していきます。項目ごとのポイントも紹介するので、参考にしてみてください。
オフィス移転のコンセプトを決める
やみくもにオフィスを移転してしまっては、費用と労力が無駄になってしまいます。移転を行うにあたってしっかりとコンセプトを決めておくことが重要です。まずは、現オフィスの問題点を洗い出すところから始めましょう。不便な部分や改善すべき部分はもちろんですが、働く上で必要な導線が確保されているか、お客様をゆっくりともてなす空間があるか、従業員が心地よく働ける場所であるかなどの観点からも見直してみましょう。必要に応じて従業員へアンケートを実施し、不満や要望を募るのも一つの手です。
現オフィスの退去準備を行う
オフィスの移転にあたって忘れてはいけないのが、現オフィスの退去手続きです。まずは、賃貸契約書の内容を確認し、解約通告期間や敷金の返却についてチェックしましょう。基本的には、オフィス退去の6ヶ月前に解約通知を出すのが一般的となっています。場合によっては3ヶ月の場合もあるため、事前に確認した上でオフィス移転のスケジュールを立てていきましょう。
また、オフィスの退去にあたって原状回復工事が必要な場合があります。とくに指定業者がなければ、自分たちで工事業者を探してください。少なくともオフィス移転2ヶ月前までには工事の発注を済ませておきたいところです。原状回復については、後のトラブルにつながりやすいため、ビルの管理会社やオーナーと細かく連絡を取りながら作業を進めるのがポイントです。
オフィス移転にかかる費用を計算する
オフィス移転にはまとまった予算が必要になります。新オフィスにかけられる費用を把握するためにも、原状回復工事などの退去にかかる見積もりを早めに依頼しましょう。予算の目処が立ったら、その予算に合わせて移転先の条件を決定します。
移転先を探す
移転先の条件をある程度先に決めておくことで、物件探しがスムーズに進みます。面積や部屋数について、立地の候補、費用の目安、内装や設備などの条件を設定しておきましょう。条件が決まったら実際に物件の選定を行います。内見の際には、照明や空調などの機能面や耐震性なども十分に考慮しましょう。
新オフィスのデザインを決める
移転先が決まったら、新オフィスのデザインを固めていきましょう。デザインは、外部に依頼する方法と自社で方向性を決める方法の2つがあります。どちらにせよ、会社のコンセプトや働き方にあったデザインを選ぶことが大切です。
最近では固定座席を廃止し、従業員が自由に座席を選べるフリーアドレス式レイアウトが人気です。また、カフェスペースや共有スペースを作って従業員同士のコミュニケーションを活性化させるスタイルも注目を集めています。オフィス移転のコンセプトに基づいて、使い勝手の良い空間をデザインしてください。
新オフィスで各種工事を進める
新オフィスが決まったら、実際に各種工事を進めていきます。工事内容は、オフィスの状態や希望するデザインにもよりますが、床工事・塗装工事・電気工事・クロス張りなど多岐にわたります。全ての工事を総合的に請け負ってくれる業者を選んでおくと、よりスムーズに工事を進められるでしょう。また、工事の内容や 日程が決まったら、管理会社に工事の申請を行うのも忘れないようにしてください。
各種手続きを行う
オフィス移転が近づいたら、各種手続きも同時に準備を進めていきます。年金事務所や労働基準監督署などへの申請、郵便局への転居届けなども忘れずに行いましょう。また、パンフレットや名刺を書き換えたり、取引先へ案内状を送ったりと、混乱を防ぐための入念な準備も必要です。さらに、社内のスタッフに向けた引っ越しのマニュアルやルールブックを用意しておけば、より移転をスムーズに行えるでしょう。
新オフィスを整える
内装工事や各種手続きが終了したら、実際に新オフィスを整えていきます。新オフィスのデザインにあったオフィス家具やネットワーク機器の準備を行いましょう。とくに、家具の選定は会社の印象や、使い勝手の良さに大きく影響を与えるため、サイズ感やデザインにこだわって選んでください。初期費用をできるだけ抑えたいという方は、中古のオフィス家具を選ぶのもおすすめです。
まとめ
今回は、オフィス移転のやり方について、一通りの流れを詳しく解説しました。オフィス移転は、6ヶ月から1年にも及ぶ大きなプロジェクトとなります。しっかりと計画を立てた上でスムーズな移転ができるよう準備を重ねましょう。
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