会社の新たなスタートとなるのがオフィスの移転です。オフィスを移転することで、会社のブランディングや、家賃が高いなどの問題を解決できます。オフィス移転を総務主体で行うことになったけど、何から手をつけていいかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、オフィス移転時に総務が行うべきタスクを紹介します。
オフィス移転が決まったら最初に行うこと
オフィスを移転する場合、総務はどのような作業を行わなければいけないでしょうか。行政への各種届出や、引越し業者の手配、社内マニュアルの作成など、社内外問わずさまざまな作業があります。とくに行政への届出は、漏れてしまうと過怠税を課せられる恐れがあります。オフィス移転を後悔なく行うためには事前の準備が肝心です。
現在のオフィスの問題洗い出し・プランニング
まずは、現在のオフィスの問題点をまとめましょう。事業拡大により広い事務所へ引っ越したい、ブランディングのためなどオフィスの移転理由はさまざまです。もし家賃が高く移転を検討している場合は、一度現在のオフィスのオーナーへ家賃の値下げ交渉をしてみるのもおすすめです。問題点がまとまったら、移転後のオフィスで快適に過ごせるよう、レイアウトや問題解決のためのルール作りを行います。
オフィス移転プロジェクトのチーム結成
オフィス移転をひとつのプロジェクトとしてチームを結成すると効率的です。総務主体で各部署と連携をとりながらオフィス移転をすすめていきます。社内全体ですすめる体制を整え、細部まで漏れなく手配していきましょう。
タスク一覧作成とスケジューリング
オフィス移転時は手続きや、案内など大量の作業により管理が大変です。タスクを洗い出し期日までに完了できるようスケジューリングしていきます。タスク一覧およびチェックリストを作成し、漏れのないよう計画をすすめましょう。
オフィス移転前に行うタスク
オフィスの移転までに行えることは、なるべく全て完了しておきましょう。移転後も行政への手続きなどがあります。漏れがないようひとつひとつチェックしながら、分担して行うのが重要です。
社外手続き関連
社外の手続きの際は、以下のリストを参考に行いましょう。
- オフィスの解約手続き
- 新オフィスの選定・契約
- 引越し業者の手配
- 新しい什器の手配と不要な什器の廃棄
- 近隣の医療機関との契約
- 取引先やお客様へ通知
- インフラの手続き
- リース・レンタルの手続き
何ヶ月前から解約予告が必要か、現在のオフィスの契約書を確認しオーナーへ連絡しましょう。各種専門業者への連絡は早めに行うのがおすすめです。インターネット回線や電話などインフラ関係は、移転してすぐ使えるように準備が必要です。また取引先などへの連絡も抜けがあっては失礼なので、チェックを重ねるのが重要となります。
社内関連
社内の手続きの際は、以下のリストを参考にしてください。
- 従業員への通知・説明会
- マニュアルやルール作成
- 書類やデータのバックアップ
- 梱包資材の手配と梱包進捗チェック
- 入館証の手続き
- Webサイト、名刺などの印刷物、印鑑などの準備
オフィスの移転をスムーズにすすめるためには、従業員へ徹底した周知が大事です。移転に関する説明や、移転後のルールをマニュアル化し配布しておきます。オフィスの住所入りのゴム印などは忘れがちなので漏れなく手配しておきましょう。
オフィス移転後に行うタスク
ここからは、オフィスの移転が完了した後に行うタスクについて解説していきます。
住所変更届出関連
住所変更に関する書類は以下のリストを参考にしてください。
- 法務局「移転登記」
- 税務署「異動届出書」「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」
- 年金事務所「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称・所在地変更（訂正）届」
- 都道府県税事務所「法人設立・設置届出書」※都道府県によって名称が異なる
- 労働基準監督署（公共職業安定所）「労働保険名称・所在地等変更届」
- 公共職業安定所「雇用保険事業主事業所各種変更届」
- 郵便局「転居届」
- 消防署「防火管理者選任届」
- 警察署「車庫証明」
- 陸運局「車両の移転手続き」など
職種などによって必要な手続きは異なります。どの手続きを行うのか、確認しながらすすめましょう。上記のほかに銀行やクレジットカード会社での住所変更も行います。登記簿や印鑑証明証が必要なこともありますので、必要書類を確認して段取りを組んでおくのがおすすめです。
旧オフィスの原状回復
オフィス移転では、旧オフィスの原状回復も重要な項目です。場合によっては費用が膨らんでしまうこともあります。どこまで原状回復するべきか細部まで確認が必要です。
抜けがないか最終確認
移転の目的である問題点が解決できているか、各種手続きに漏れがないか最終確認しましょう。行政関連の手続きが漏れてしまうと、場合によっては過怠税を課される恐れがあります。気持ちよく新しいオフィスでスタートするためにも、最終確認をおすすめします。
まとめ
オフィス移転時は、総務による作業は沢山あることがわかりました。新たな環境で気持ちよくスタートするためには、事前準備が重要です。タスクやスケジュールを管理し、社内で連携しながらオフィスの移転を成功させましょう。
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